Cos’è un Wedding Planner?

La professione del wedding planner consiste nell’aiutare le coppie a pianificare il giorno del matrimonio e assicurare che l’evento si svolga senza intoppi.
Un wedding planner gestisce una moltitudine di compiti, sia nei mesi precedenti all’evento sia il giorno stesso, per alleggerire il carico della coppia.

I wedding planner sono esperti nel loro campo e utilizzano la vasta conoscenza sviluppata negli anni e la rete di contatti sul territorio per rendere il processo fluido e semplice per le coppie.

Quanto costa assumere una wedding planner? In media 1800 euro, dipende dal carico di mansioni che si decide di affidarle, ma è una spesa che la maggior parte delle coppie direbbe che vale totalmente la pena.
Va pensato come un investimento: possono effettivamente farti risparmiare denaro utilizzando il loro status di insider nel settore dei matrimoni per ottenere le migliori offerte e assicurandosi di rimanere entro il budget prefissato.

Cosa cambia tra Wedding Planner e Wedding Coordinator

Ci sono diversi tipi di wedding planner, ma i più popolari sono i wedding planner a servizio completo e i wedding coordinator (all’italiana i coordinatori del matrimonio) per il mese o il giorno dell’evento.
Potresti sentire i termini “wedding planner” e “wedding coordinator” usati in modo intercambiabile, ma in realtà c’è una differenza tra questi due tipi di professionisti:

• Un wedding planner è qualcuno che pianifica l’intero evento offrendo una copertura completa del processo di pianificazione
• Un wedding coordinator si concentra sulla pianificazione logistica e sul supporto del giorno del matrimonio. La coppia ha fatto tutta la pianificazione principale fino al grande giorno e ha solo bisogno di aiuto con la pianificazione finale e l’esecuzione dell’evento per mantenere tutto sotto controllo.
  Gestiranno solo gli aspetti del matrimonio relativi alla logistica e ai dettagli dell’ultimo minuto.

PRIMA DI ORGANIZZARE IL MATRIMONIO, HAI GIÀ SCELTO IL VESTITO?

Mansioni del Wedding Planner

È essenziale leggere attentamente il contratto e i dettagli del pacchetto del planner per essere chiari sui loro compiti delineati.
Ogni planner offre i propri pacchetti unici, ed è importante capire cosa il tuo planner specifico farà e non farà durante il processo di pianificazione.

Molte coppie oggi cercano flessibilità nella pianificazione del matrimonio, il che ha evoluto il ‘menù’ di ciò che offre un wedding planner a servizio completo.
Le coppie potrebbero non volere ogni aspetto del servizio del planner, ma pezzi e parti di esso, come farsi aiutare con il budget del matrimonio o la selezione dei fornitori o il design della giornata. I fornitori moderni tendono a offrire vari pacchetti per supportare le esigenze uniche di ogni coppia.

Ecco una lista cosa i wedding planner possono fare per gli sposi:

Definire la tua visione del matrimonio

Prima di iniziare a spuntare i compiti dalla tua lista, avrai diverse conversazioni con il tuo wedding planner per determinare il tipo di evento che vorresti ospitare.
Discuterai della data desiderata del matrimonio, della dimensione, dello stile, della location e altro ancora, per assicurarti che tu, il tuo futuro coniuge e il tuo planner siate allineati.
Durante il processo di pianificazione, il tuo planner si riferirà alla tua visione originale per assicurarsi che stiate rimanendo in linea e ricordare cosa è più importante.

Sviluppare un budget realistico per il matrimonio

Uno dei primi passi della pianificazione del matrimonio è elaborare un budget.
Questo può essere difficile per molte coppie perché non sanno quanto costa effettivamente un matrimonio.
Con la loro vasta esperienza nel campo, le wedding planner possono dare alle coppie una solida stima di quanto costerebbe il loro evento desiderato nella loro location, e aiutarle a massimizzare il loro budget.

Questa parte è cruciale per avere un esito positivo e fornisce la base per un matrimonio di successo. Lavorare insieme durante il processo per assicurarsi che il budget sia sempre una considerazione è il segno di un wedding planner esperto.

Selezionare una location per il matrimonio

La tua location per il matrimonio stabilirà lo stile per tutto l’evento, e una wedding planner può aiutarti a trovare la location perfetta per il tuo grande giorno.
Come viene scelta la location adatta? Prendendo in considerazione gli invitati al matrimonio, il budget e lo stile che si vuole dare per creare una lista di location da considerare. Potrebbero accompagnarti nelle visite delle location per la cerimonia e il ricevimento nell’area di riferimento per aiutarti a perfezionare lo spazio dei tuoi sogni.

Metterti in contatto con i migliori fornitori di matrimonio

Una volta prenotata la location e ufficialmente fissata la data del tuo grande giorno, il planner ti metterà in contatto con i migliori fornitori nella tua fascia di prezzo, dai catering ai fioristi, fotografi alle band e DJ e altro ancora.
Sapranno esattamente quali fornitori si adatteranno meglio al tuo evento, così non dovrai passare ore a cercare centinaia di professionisti.

Lavorare con un planner non solo ti farà risparmiare tempo, ma può anche farti risparmiare denaro: i wedding planner portano volume negli affari ai fornitori preferiti, quindi spesso i fornitori ricambieranno riducendo i prezzi o aggiungendo extra.

Leggere e valutare i contratti dei fornitori

Uno degli errori più grandi che fanno le coppie è non leggere attentamente i contratti dei fornitori e perdere dettagli importanti o segnali di allarme.
Un wedding planner valuterà tutti i contratti dei fornitori e comunicherà con i professionisti in caso di discrepanze o confusione.

I wedding planner capiscono le sfumature della negoziazione con i fornitori, la coppia potrebbe non sempre capire le domande giuste da fare o cosa cercare quando si esaminano i contratti, ecc., ma i planner sì.

Servire come contatto in loco per matrimoni a distanza

Se stai organizzando un matrimonio lontano da dove vivi, assumere un planner locale che conosce bene la tua location per il matrimonio è sicuramente una buona idea.
Questo è particolarmente essenziale se non puoi viaggiare frequentemente nella tua location per il matrimonio, poiché il tuo planner agirà come i tuoi occhi e orecchie sul posto. Anche in questo caso potrà metterti in contatto con i fornitori, aiutarti a seguire le usanze locali, assistere con il viaggio degli ospiti e le camere d’albergo e altro ancora.

Pianificare gli elementi di design

Il tuo wedding planner potrebbe anche lavorare con il tuo fiorista e altri professionisti per creare gli elementi di design per il tuo grande giorno.

Gestire i dettagli degli inviti di matrimonio

Gli inviti di matrimonio sono forse il pezzo più cruciale di comunicazione tra te e i tuoi ospiti. Il tuo planner può aiutarti con tutto ciò che riguarda gli inviti, dalla realizzazione, alla stampa e alla spedizione, nonché al tracciamento degli RSVP.

Aiuto con il piano dei posti a sedere

Una volta che le conferme iniziano ad arrivare, dovrai fornire un conteggio finale al tuo luogo di ricevimento, al catering, alla società di noleggio e altro ancora, e creare il piano dei posti a sedere.
Il tuo wedding planner può aiutarti con questi compiti, assicurandosi che tu abbia una pianta accurata del luogo di ricevimento e aiutandoti con il compito dispendioso di tempo di sistemare tutti i tuoi ospiti, nonché creare i segnaposti.

Creare una timeline per il weekend del matrimonio

Un planner esperto creerà anche una timeline minuto per minuto del tuo weekend di matrimonio.
Questa timeline sarà condivisa con tutti coloro che sono coinvolti nel processo di pianificazione, dai fornitori ai membri della tua festa di matrimonio, alla famiglia e altro ancora, in modo che tutti sappiano dove essere e cosa fare (e che arrivino in tempo!). Creare questa timeline è un processo super coinvolgente e dispendioso di tempo che è meglio gestire da un professionista.

Coordinare tutti i dettagli con i fornitori

Il tuo wedding planner sarà il punto di contatto per i tuoi fornitori e si assicurerà che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro e lavorare come una squadra ben funzionante. Ovviamente, potrebbero esserci domande a cui dovrai rispondere, ma il tuo planner te le presenterà in modo organizzato, così non ti sentirai sopraffatto.

Servire come portavoce

L’ultima cosa che vuoi è ricevere milioni di telefonate nei giorni e nelle ore che precedono il giorno del tuo matrimonio. Considera il tuo wedding planner come il tuo portavoce pre-matrimonio, che gestisce le richieste e risponde alle domande di fornitori, familiari, membri della festa di matrimonio e ospiti.
Se sorge una domanda dell’ultimo minuto, dovrebbe andare al tuo wedding planner, non a te.

Gestire la logistica del giorno del matrimonio

Sì, ci sarà molto da fare durante il giorno del tuo matrimonio, ma il tuo wedding planner gestirà tutto. Dalla supervisione dei fornitori alla gestione dell’allestimento e della consegna, dalla gestione delle emergenze al calmare i nervi, il tuo planner sarà il punto di riferimento, così potrai rilassarti e goderti la giornata, non è proprio questo che dovrebbe essere il tuo matrimonio?

 

MA PRIMA DEL WEDDING PLANNER, HAI TROVATO L’ABITO DEI TUOI SOGNI?